Ketika melakukan transaksi komersial, kamu mungkin sering menerima invoice yang diberikan kepadamu setelah transaksi dilakukan.
Invoice biasanya bisa ditemui dalam bentuk dokumen fisik maupun digital yang memuat informasi mengenai catatan transaksi antara penjual dan pembeli. Contohnya, tanda terima kertas dari toko atau file elektronik dari ritel online.
Invoice tentu sangat penting dalam aktivitas transaksional di dalam suatu bisnis. Dengan adanya invoice, pelaku bisnis dapat mengelola keuangannya dengan memastikan semua transaksi penjualan maupun pendapatan tercatat secara rapi dan benar.
Jika kamu ingin mempelajari tentang invoice, baca informasi tentang apa itu invoice beserta fungsi, jenis, dan cara membuatnya di artikel ini, ya!
Apa Itu Invoice?
Secara umum, invoice adalah suatu dokumen transaksi yang diberikan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti pembayaran. Bukti tersebut mencakup biaya yang harus dibayar atas produk atau layanan yang disepakati.
Informasi yang dimuat di dalam invoice pada umumnya terdiri dari uraian harga, jumlah, jenis, serta tanggal transaksi dari produk atau layanan yang dibeli.
Dengan adanya invoice, penjual dapat lebih mudah memberikan informasi kepada pembeli tentang tagihan pembayaran. Begitupun sebaliknya, pembeli bisa mengetahui rincian produk atau layanan apa saja yang dipilih karena sudah tercantum di dalam invoice tersebut.
Fungsi Invoice
Setelah mengetahui tentang apa itu invoice, kini saatnya kamu mempelajari fungsi invoice. Invoice merupakan dokumentasi transaksi yang tercatat rapi dan transparan merupakan faktor vital agar pengelolaan bisnis bisa berjalan secara efektif.
Lalu sebenarnya apa saja fungsinya? Berikut adalah enam fungsi invoice yang perlu kamu ketahui:
1. Pencatatan Transaksi
Invoice memiliki fungsi untuk mencatat semua transaksi penjualan, mulai dari jenis produk atau layanan, jumlah, harga, total pembayaran, serta tanggal transaksi. Ada juga yang berisi informasi-informasi relevan lainnya yang membantu menjaga keakuratan catatan bisnis.
2. Bukti Transaksi
Invoice juga berfungsi sebagai bukti bahwa transaksi benar-benar dilakukan. Dengan adanya informasi yang rinci terhadap transaksi, seseorang atau pelaku bisnis dapat melacak jumlah pemasukan dan pengeluaran yang dilakukan.
3. Manajemen Keuangan
Invoice membantu memonitor arus kas. Dengan mendokumentasikan aliran dana yang masuk dan keluar, ini tentunya akan memudahkan proses pengelolaan keuangaan.
Jika mengetahui kondisi keuangan secara detail dan terstruktur sehingga membantu dalam perencanaan keuangan dan pengambilan keputusan secara lebih bijak.
4. Verifikasi Pembayaran Pajak
Dengan adanya invoice, maka transparansi dan akuntabilitas dalam transaksi keuangan dapat dijaga. Aspek-aspek tersebut penting untuk memastikan bahwa pelaku bisnis dapat secara akurat menghitung total pajak, termasuk sebagai syarat verifikasi untuk mematuhi kewajiban bayar pajak.
5. Pelaporan dan Audit
Selama audit, dokumentasi yang transparan dan akuntabel sangat penting untuk memvalidasi data keuangan yang disajikan oleh suatu bisnis.
Invoice dapat berfungsi sebagai bukti utama untuk memverifikasi transaksi yang dicatat dalam pembukuan perusahan. Hal tersebut penting untuk memastikan bahwa seluruh transaksi dicatat dan dilaporkan secara akurat
6. Bentuk Profesionalisme
Penerbitan invoice adalah salah satu bentuk profesionalisme dari suatu bisnis atau perusahaan karena hal ini dapat menjadi bukti bagaimana efisiensi bisnis itu dijalankan.
Selain itu, invoice juga merupakan usaha untuk meningkatkan hubungan baik dan kepercayaan di mata konsumen. Dengan rincian bukti transaksi yang jelas, konsumen akan menilai kredibilitas bisnis atau perusahaan tersebut.
Jenis-Jenis Invoice
Setelah tahu apa itu invoice beserta fungsinya, hal selanjutnya yang perlu kamu tahu adalah jenis-jenis invoice. Berikut di antaranya:
1. Invoice Standar
Invoice standar adalah jenis invoice yang biasanya dipakai dalam transaksi-transaksi penjualan regular. Format dari jenis invoice ini juga fleksibel sesuai dengan kebutuhan bisnis atau standar industri.
Invoice jenis ini biasanya mencakup rincian seperti jumlah dan harga yang harus dibayar, deskripsi tentang produk atau layanan, nomor dan tanggal terbit, dan informasi-informasi relevan lain.
2. Invoice Proforma
Jenis invoice ini merupakan dokumen tentang tagihan penjualan awal yang diterima pembeli sebelum seluruh produk atau layanan dikirimkan.
Invoice ini pada umumnya digunakan sebagai bukti sementara untuk memberikan informasi tentang persyaratan penjualan, biaya, dan tanggal pengiriman.
Penerbitan invoice proforma berfungsi untuk menegaskan penjual agar memasok produk atau layanan kepada pembeli dengan harga tetap yang disepakati kedua belah pihak.
3. Invoice Komersial
Invoice komersial merupakan jenis invoice yang digunakan dalam perdagangan internasional. Informasi yang dimuat dapat mencakup tentang uraian jumlah pengiriman, berat/volume barang, deskripsi barang, format kemasan, dan nilai total.
Menimbang aktivitas transaksi dilakukan secara global atau lintas negara, maka dari itu penerbitan invoice komersial penting untuk urusan bea cukai.
Cara Membuat Invoice
Setelah mengetahui apa itu invoice berjenis standar, proforma, dan komersial, kamu bisa mempelajari cara membuatnya. Pada dasarnya ada berbagai cara yang bisa kamu lakukan untuk membuat invoice. Namun, kamu harus menyesuaikan format invoice dengan kebutuhan atau template dari perusahaan.
Pastikan bahwa informasi-informasi esensial tentang transaksi dapat dimuat dan diuraikan secara lengkap dan jelas. Berikut adalah format invoice yang umumnya dibuat:
Informasi Penjual/Perusahaan
- Nama penjual/perusahaan
- Alamat
- Nomor telepon, E-Mail, Website
Deskripsi Invoice
- Nomor Invoice
- Tanggal Penerbitan
- Tenggat Waktu
Informasi Pelanggan
- Nama pelanggan
- Alamat pelanggan
- Nomor telepon, E-Mail
Deskripsi Produk/Layanan dan Biaya Keseluruhan
- Nomor Item
- Nama dan deskripsi item
- Jumlah
- Harga per item
- Total berdasarkan item
- Subtotal
- Biaya tambahan seperti biaya pengiriman, pajak, dan lain-lain
- Total harga secara keseluruhan
Instruksi Pembayaran, Syarat & Ketentuan
- Nama bank
- No. rekening
- Atas Nama
- Deskripsi tentang syarat & ketentuan transaksi
Sebagai catatan, format invoice di atas bukanlah ketentuan baku. Seperti yang telah dijelaskan, sesuaikan format dengan kebutuhan, model bisnis, dan jenis invoice apa yang akan dibuat.
Ada beragam jenis tools yang bisa kamu gunakan untuk memudahkan pembuatan invoice. Kamu bisa menggunakan aplikasi atau website pembuat invoice jika ingin lebih praktis dan efisien.
Setelah membaca keterangan di atas, kamu pasti sudah paham mengenai apa itu invoice, fungsi, jenis-jenis, dan cara membuatnya, kan?
Penggunaan invoice memang sangat penting terutama untuk kamu yang memiliki suatu bisnis. Selain untuk melacak arus kas, invoice juga punya peran penting sebagai acuan pengelolaan keuangan bisnis yang sehat.
Berbicara tentang keuangan, salah satu faktor esensial dalam menjalankan suatu bisnis adalah tentang bagaimana cara mendapatkan modal untuk pembiayaan bisnis.
Dengan bermodalkan BPKB mobil, kamu bisa mendapatkan bantuan pembiayaan untuk bisnismu secara cepat dan mudah di MOFI.
Yuk, pelajari tentang program pembiayaan jaminan BPKB mobil di MOFI sekarang juga!
