Saat penyimpanan stok barang untuk bisnis sudah tak bisa lagi dilakukan di rumah atau toko, mungkin sudah waktunya bagi kamu untuk menggunakan sistem pergudangan. Ini adalah salah satu hal yang sangat penting untuk menjamin penyimpanan tetap aman.
Sebenarnya, tak peduli bisnis besar atau masih berskala UMKM, aktivitas bisnis produk fisik sangat membutuhkan pergudangan atau warehouse. Dengan begitu, proses penyimpanan dan distribusi barang bisa menjadi lebih lancar.
Artikel ini akan membahas tentang pergudangan, mulai dari tujuan, fungsi, hingga mekanisme manajemennya. Baca terus sampai selesai, ya.
Pengertian Pergudangan
Dilansir dari Adobe Experience Cloud Blog, pergudangan adalah proses penyimpanan inventaris fisik untuk dijual atau didistribusikan.
Sistem ini bisa digunakan oleh semua jenis bisnis yang memerlukan penyimpanan produk dalam jumlah besar untuk sementara waktu sebelum mengirimnya ke lokasi lain atau secara individual ke konsumen akhir.
Saat ini, sebagian besar bisnis ritel fisik memiliki ruang terbatas di toko untuk menyimpan inventaris. Namun, mereka tetap harus memenuhi permintaan.
Dengan memiliki inventaris tambahan yang tersedia di gudang terdekat, hal ini akan membantu memastikan bisnis dapat selalu mengisi kembali toko. Bahkan jika pemasok terlambat dalam memproduksi dan mengirimkan produk baru.
Manfaat Pergudangan
Sistem pergudangan menawarkan beberapa manfaat yang berkontribusi pada kelancaran rantai pasokan dan manajemen inventaris yang efisien. Menurut Sugam Group, berikut adalah beberapa manfaatnya.
1. Manajemen Inventaris yang Lebih Baik
Pergudangan memungkinkan bisnis mengelola inventaris secara efektif dengan menyediakan ruang khusus untuk menyimpan barang.
Ini memungkinkan pengaturan, pelacakan, dan kontrol stok yang lebih baik sehingga kemungkinan kehabisan stok berkurang, kemampuan memenuhi pesanan lebih baik, dan kepuasan pelanggan meningkat.
2. Pemenuhan Pesanan Meningkat
Dengan memiliki pergudangan, kamu dapat memenuhi pesanan pelanggan secara tepat waktu.
Ini karena penyimpanan yang terpusat dapat memfasilitasi proses pengambilan, pengemasan, dan pengiriman yang cepat dan efisien. Hal ini akan meminimalkan waktu pemrosesan pesanan dan memungkinkan pengiriman yang lebih cepat ke pelanggan.
3. Hemat Biaya
Dengan melakukan kerja sama di lokasi yang terpusat, kamu dapat mengambil keuntungan dari skala ekonomi, menegosiasikan harga yang lebih baik dengan pemasok, dan mengoptimalkan biaya transportasi.
Selain itu, manajemen inventaris yang efektif akan mengurangi risiko kelebihan atau kehabisan stok sehingga bisa menghemat biaya penyimpanan.
4. Efisiensi Meningkat
Dengan adanya pergudangan, operasional bisa menjadi lebih ramping sehingga meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
Apalagi jika kamu menggunakan teknologi, seperti sistem manajemen gudang dan peralatan otomatis, yang mengoptimalkan proses seperti penerimaan, penyimpanan, dan pengambilan.
Fungsi Pergudangan
Berikut adalah beberapa fungsi dari pergudangan jika kamu memilikinya.
1. Movement
Disebut juga sebagai material handling, empat aktivitas utamanya adalah:
- Unloading/receiving, yaitu proses penerimaan dan pengecekan barang sesuai dengan dokumen pengiriman yang dilampirkan oleh pengiriman.
- Transfer, yaitu proses pemindahan barang yang sudah diterima dan lolos proses pemeriksaan atau pengecekan, kemudian dibawa ke gudang penyimpanan.
- Order selection, yaitu memindahkan barang dari gudang penyimpanan untuk dipersiapkan dalam proses pengiriman.
- Loading/shipping, yaitu proses pengiriman barang ke konsumen sesuai dengan permintaan, yang disertai dengan pembuatan dokumen pengiriman.
2. Fungsi Pergudangan adalah Storage
Ini berhubungan dengan penyimpanan barang yang sudah diterima oleh gudang, dengan empat aktivitas utama, yaitu:
- Holding, yang bertujuan melindungi keamanan dan memastikan stok persediaan barang.
- Consolidation, yang meliputi proses inbound atau barang masuk dan outbound atau barang keluar.
3. Information Transfer
Informasi yang akurat dan tepat waktu yang diperlukan antara lain:
- Persediaan barang
- Perputaran barang
- Pemakaian barang persediaan
- Pemanfaatan ruang di dalam gudang
- Personalia
- Transportasi
Mekanisme Manajemen Pergudangan
Untuk mengelola sistem pergudangan, tentu saja harus ada manajemennya. Berikut adalah mekanismenya.
1. Penerimaan Barang
Sebelum barang yang diterima masuk ke gudang, terlebih dahulu masukkan WMS. Tujuannya agar karyawan bisa meng-update database stok barang di gudang penyimpanan sehingga meminimalisir kesalahan jumlah stok barang.
Setelah itu, masuk ke proses input purchase order (PO) untuk semua barang yang masuk, yang bisa dilakukan secara manual atau otomatis.
2. Quality Control
Saat menerima barang, lakukan pengecekan kualitas terlebih dahulu untuk menghindari produk rusak masuk ke gudang.
3. Penempatan Barang
Disebut juga racking, ini proses menempatkan barang sesuai dengan rak yang ditentukan di gudang. Biasanya penempatan barang dilakukan berdasarkan SKU produk dan jenis barang agar tidak terjadi kesalahan pengambilan barang.
4. Penyimpanan
Proses ini perlu disertai dengan pencatatan atau inventarisasi sehingga semua produk yang masuk ke dalam stok sudah tercatat. Ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam pengelolaan barang.
5. Pengeluaran
Proses pengeluarannya bisa berupa bahan baku untuk produksi, bahan setengah jadi yang akan diproduksi kembali, dan stok untuk dijual. Untuk metode pengeluaran stok, bisa mengikuti prinsip metode FIFO (First In First Out), LIFO (Last In First Out), ataupun metode Average.
6. Pengemasan Barang
Disebut juga packing, ini adalah tahap pengemasan barang. Sebelum mengemas, karyawan akan diberikan informasi barang yang akan dikirim ke pelanggan sehingga tidak adalah kesalahan pengiriman. Baru setelah itu masuk ke dalam daftar pengiriman barang.
7. Pengiriman Barang
Proses shipment ini harus sudah melewati validasi order dulu sebelum barang diserahkan ke kurir. Kamu juga bisa mengelompokkan paket berdasarkan kurir atau tracking order dari nomor resi untuk mengawasi setiap orderan yang dikirim ke pelanggan.
8. Pengembalian Barang
Barang yang sudah dikirimkan ke pelanggan ada kemungkinan dikembalikan atau disebut juga retur. Bisa karena barang tidak sesuai atau rusak. Barang ini tetap harus dicatat agar tidak terjadi kesalahan stok.
Itu adalah penjelasan mengenai pergudangan, yang penting dimiliki untuk menyimpan stok barang. Jika kamu sudah memilikinya, sekarang kamu bisa menjadikan gudang tersebut untuk mendapatkan tambahan modal.
Caranya dengan memanfaatkan layanan Produk Pembiayaan Jaminan Properti dari MOFI. Selain prosesnya cepat dan mudah, kamu juga bisa mendapatkan pencairan dana maksimal hingga Rp5 miliar serta aman dan terpercaya karena berizin dan diawasi oleh OJK.
Periode pinjaman dana tunai yang ditawarkan MOFI adalah 12 – 60 bulan untuk skema angsuran tetap dan mulai dari 6 dan 12 bulan untuk skema balloon payment.
Jika kamu tertarik, langsung kunjungi website MOFI untuk mulai melakukan pengajuan dan dapatkan tambahan modal usaha yang kamu butuhkan.
