Baik untuk urusan bisnis maupun personal goals, setiap orang harus mampu menentukan skala prioritas kebutuhan untuk membantu mengidentifikasi dan mengelola berbagai kepentingan.
Dalam artikel ini, kamu akan diajak untuk menyelami serba-serbi skala prioritas, mulai dari manfaat hingga cara menentukannya dengan tools manajemen bernama Eisenhower Matrix.
Untuk mendapatkan insight selengkapnya, simak informasi di bawah ini!
Apa Itu Skala Prioritas Kebutuhan?
Skala prioritas adalah ukuran kebutuhan yang disusun dan diurutkan berdasarkan tingkat kepentingan atau urgensinya. Mulai dari kebutuhan yang paling penting sampai yang bisa ditunda sehingga bisa membantumu menentukan pekerjaan mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu.
Konsep ini bisa diterapkan sebagai strategi dalam menjalankan bisnis maupun untuk kepentingan pribadi, baik yang sifatnya profesional maupun personal.
Manfaat Menyusun Skala Prioritas
Tak hanya membantumu mengidentifikasi dan mengorganisasi kebutuhan atau pekerjaan yang harus dilakukan, menyusun skala prioritas juga bisa membuatmu mendapatkan berbagai manfaat berikut ini.
1. Kebutuhan Utama Terpenuhi
Dalam menentukan skala prioritas, semua hal akan diurutkan berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya. Dengan begitu, menyusun skala prioritas akan memastikanmu bisa memenuhi kebutuhan utama, yang paling penting dan paling urgent. Contoh:
- Personal: mendahulukan cicilan KPR ketimbang beli tiket konser.
- Bisnis: mengirimkan pesanan kue customer, lalu membersihkan peralatan dapur
2. Membuat Keputusan dengan Lebih Bijak
Skala prioritas membantu seseorang mengidentifikasi apa yang paling penting dalam situasi dan kondisi tertentu. Ini memungkinkan kamu untuk membuat keputusan yang lebih bijak dan fokus pada aspek-aspek yang kiranya memiliki dampak lebih besar untuk step selanjutnya. Contoh:
- Personal: menggunakan tabungan untuk renovasi rumah yang bocor daripada ganti mobil baru.
- Bisnis: menyelesaikan keluhan pelanggan baru mengevaluasi kerja tim.
3. Menggunakan Sumber Daya dengan Efektif
Selanjutnya, dengan mengetahui skala prioritas kamu bisa menggunakan sumber daya yang kamu miliki dengan lebih efektif. Dalam hal ini, sumber daya tidak selalu berupa uang, tapi bisa tenaga, waktu, maupun pikiran.
4. Membuat Rencana yang Lebih Baik
Berkat skala prioritas, kamu jadi bisa membuat rencana yang lebih terstruktur dan berusaha untuk tetap berada di jalurnya sehingga semua pekerjaan bisa terselesaikan dengan baik dan tepat waktu.
5. Mampu Mengukur Progres
Manfaat lain pentingnya menyusun skala prioritas adalah membuatmu mampu mengukur progres dan pencapaian usaha yang kamu lakukan. Kamu tahu mana saja yang sudah berhasil dituntaskan, mana yang sedang on process, mana yang belum terpenuhi, dan mana yang butuh diperbaiki.
Cara Menentukan Skala Prioritas dengan Eisenhower Matrix
Untuk mendapatkan manfaat-manfaat yang sudah disebutkan, sekarang kamu perlu tahu bagaimana cara menyusun skala prioritas dengan tepat. Nah, untuk membantumu menyusunnya, kamu bisa menggunakan Eisenhower Matrix atau yang juga sering disebut dengan Urgent/Important Matrix.
Mengutip lama Asana, Eisenhower Matrix adalah tools yang bisa digunakan untuk membantumu mengelola tugas, pekerjaan, kebutuhan, atau apapun itu berdasar tingkat kepentingan (importance) dan urgensinya (urgency).
Kemudian diplot ke dalam salah satu dari empat kuadran yang tersedia untuk menentukan mana dulu tugas atau kebutuhan yang harus didahulukan. Berikut langkah-langkahnya.
1. Identifikasi Kebutuhan
Pertama-tama, identifikasi dulu semua pekerjaan atau kebutuhan yang perlu dilakukan. Tulis semua yang ada di pikiranmu soal apa-apa saja yang perlu diselesaikan, termasuk batas waktu dan supporting activities yang sekiranya diperlukan.
2. Klasifikasikan Kebutuhan
Selanjutnya, gunakan prinsip Eisenhower untuk membedakan kebutuhan atau pekerjaan yang:
- Penting dan mendesak
- Penting tapi tidak mendesak
- Tidak penting tapi mendesak
- Tidak penting dan tidak mendesak
Nah, kalau kamu kesulitan membedakan antara penting (important) dan mendesak (urgent), coba gunakan definisi berikut ini:
- Pekerjaan/kebutuhan mendesak (urgent) memerlukan immediate attention. Maksudnya, ini harus dikerjakan sesegera mungkin karena ada konsekuensi yang jelas kalau pekerjaan ini tidak diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. Inilah pekerjaan yang tidak dapat dihindari dan kalau ditunda akan membuatmu stres.
- Pekerjaan/kebutuhan penting (important) mungkin tidak membutuhkan immediate attention tapi ini bisa membantumu mencapai tujuan jangka panjang atau manfaat yang lebih besar. Hanya karena tidak terlalu mendesak, bukan berarti pekerjaan ini tersebut tidak penting, justru harus dilakukan dengan cermat dan menggunakan sumber daya seefisien mungkin.
3. Tentukan Prioritas
Setelah memisahkan pekerjaan/kebutuhan ini satu per satu sesuai kuadrannya, maka lihat bagaimana cara menyelesaikannya.
- Kuadran 1 — Lakukan (Do). Untuk tugas yang penting dan mendesak, kamu harus menyelesaikannya sekarang juga atau kamu harus siap menanggung konsekuensinya. Mestinya, tidak ada lagi pertanyaan “bagaimana cara” atau “aku harus apa” untuk menuntaskannya karena ini adalah prioritas utama yang kemungkinan besar paling membuatmu stres.
- Kuadran 2 — Jadwalkan (Schedule). Untuk tugas yang penting tapi tidak mendesak, kamu bisa menjadwalkannya untuk nanti. Segera setelah kamu menyelesaikan yang ada di kuadran 1.
- Kuadran 3 — Delegasikan (Delegate). Untuk pekerjaan yang penting tapi tidak mendesak bisa kamu delegasikan kepada anggota tim yang lain. Ini adalah cara paling efisien untuk mengelola beban kerja, memberdayakan tim, dan mengembangkan keahlian mereka.
- Kuadran 4 — Hapus (Delete). Untuk pekerjaan yang tidak penting dan tidak mendesak, abaikan. Ketahuilah bahwa ini adalah gangguan atau hal-hal yang menghalangimu mencapai tujuan.
Tips Menyusun Skala Prioritas
Matriks Eisenhower memang sangat membantu tapi kamu mungkin masih kesulitan untuk menentukan prioritasnya. Berikut ini adalah beberapa tips yang bisa kamu lakukan untuk mengurutkan tugas di setiap kuadran.
- Batasi maksimal 10 item di setiap kuadran agar tidak buang-buang waktu dan mencegah merasa overwhelmed bahkan sebelum memulainya.
- Buat to-do-list terpisah antara daftar tugas personal dan profesional karena keduanya mungkin butuh proses berpikir yang berbeda.
- Berikan kode warna pada setiap item untuk membantumu memvisualisasikan prioritasnya.
- Segera abaikan item di kuadran 4 dan mulai mengerjakan satu per satu. Usahakan fokus pada satu tugas untuk satu waktu agar kamu bisa menyelesaikannya dengan lebih efisien dan efektif.
- Cek progres secara berkala dan lakukan adjustment sesuai kebutuhan. Ini membantumu untuk keep on track dan semakin dekat dengan tujuan.
Itulah pembahasan mengenai skala prioritas kebutuhan yang bisa kamu terapkan dalam kehidupan sehari-hari. Meski begitu, kadang ada saja kebutuhan tak terduga yang tak bisa ditunda dan butuh biaya besar.
Dalam situasi seperti ini kamu bisa mengandalkan MoTunai dari MOFI yang menyediakan pinjaman dana tunai dengan cepat, mudah, dan fleksibel. Dengan persyaratan yang mudah dan transparan, hanya butuh waktu 1 hari kerja untuk pencairan dana. Selain itu, MOFI telah terdaftar dan diawasi OJK, jadi kamu tidak perlu ragu lagi soal keamanannya. Untuk informasi selengkapnya, klik di sini!
